Vous devenez employeur de main-d’œuvre pour la première fois et vous vous demandez quelles obligations vous incombent en embauchant un ou des salariés ? Suivez le guide…
Devenir primo-employeur ne s’improvise pas. Autant vous assurer que vous respectez bien la réglementation applicable en suivant ce mémo pratique.
À penser avant l’embauche
La Déclaration préalable à L’embauche (DPAE) est à réaliser auprès de la MSA. À ce stade, il convient de faire le tour des aides à l’emploi dont vous pourriez bénéficier. Car, certaines aides sont à solliciter avant l’arrivée du salarié. Par exemple, les contrats uniques d’insertion, contrats initiative emploi supposent de prendre contact avec Pôle Emploi, avant le démarrage du contrat, afin de monter le dossier de convention avec l’État. De la même façon, si vous entendez bénéficier de l’abattement de charges au titre d’un Travailleur occasionnel, vous devez le demander à la MSA au plus tard lors du dépôt de la déclaration préalable à l’embauche.
Cette dernière doit en principe déclencher la visite médicale d’embauche du salarié. Si cette visite n’est pas organisée, prenez les devants en la demandant auprès de la MSA afin de confirmer l’aptitude physique du salarié idéalement pendant l’exécution de sa période d’essai.
Décompte d’heures et preuve
Une fois l’embauche réalisée, il convient de délivrer au salarié sans tarder un contrat de travail écrit. En cas de Contrat à durée déterminée (CDD), la remise du contrat doit même être effectuée dans les 48 heures suivant l’embauche. Il faut inscrire également le nouveau salarié sur le registre unique du personnel, qui consigne les entrées et sorties de personnel. Il faut ensuite commencer à gérer la durée du travail en remplissant le décompte horaire. Ce document obligatoire enregistre, jour après jour, les horaires de travail du salarié (début, fin de la journée, pause, absence…). Il est soit rempli par l’employeur, soit par le salarié lui-même, qui vous le remet une fois le mois terminé pour réalisation du bulletin de salaire. C’est à partir du relevé d’heures que les heures supplémentaires et autres majorations sont déclenchées en paie. Le décompte horaire est important à tenir, car il fait foi en cas de demande ultérieure d’heures supplémentaires.
Certaines aides sont à solliciter avant l’arrivée du salarié.
L’employeur doit en outre se procurer un exemplaire de la convention collective applicable, qu’il doit tenir à disposition des salariés en cas de besoin de consultation. Un avis d’existence de la convention doit être affiché, aux côtés des coordonnées de l’inspecteur du travail, du médecin du travail, des dispositions sur le tabagisme, le harcèlement moral et sexuel, l’égalité professionnelle entre femmes et hommes. En cas de pluralité de salariés permanents, l’ordre des départs en congés devra aussi faire l’objet d’un affichage.
Priorité à la sécurité
En matière d’hygiène et de sécurité, le document unique d’évaluation des risques professionnels est à établir. Il comporte, en annexe, les fiches d’exposition des salariés aux facteurs de pénibilité. L’évaluation des risques est primordiale dans l’exploitation pour limiter les risques d’accident du travail, et s’ils surviennent, atténuer la responsabilité de l’entreprise.
Le contrôleur du travail s’attache à veiller à la bonne tenue des registres et affichages obligatoires. Même si « nul n’est censé ignorer la loi », le respect de vos obligations commence par donner une bonne image de votre exploitation en cas de contrôle. Alors ne négligez-pas ces aspects et entourez-vous de conseils avisés. Jean-Michel Jéhanno / CerFrance Finistère
