Jusqu’alors, nos données étaient souvent stockées sur différents supports et archivées dans des classeurs, des boîtes d’archives, sur l’ordinateur…
Internet a permis le développement de nombreux services, notamment, la création des coffres-forts numériques qui permettent de sauvegarder toutes les données d’une personne physique ou morale de manière sécurisée et inaltérable.
Qu’est-ce que c’est ?
Le coffre-fort numérique (CFN), à différencier du simple archivage de documents numériques car celui-ci offre une valeur probante, va devenir un élément indispensable à toute activité professionnelle. En effet, la dématérialisation des documents est omniprésente auprès des fournisseurs et organismes. La fourniture de factures, la signature de contrats, de bulletins de paie peut se fait de manière numérique. Le CFN devient le catalyseur de ces échanges, et sécurise votre activité.
Valeur probante
Les différents textes de loi déposés ces dernières années établissent qu’un document dématérialisé a la même valeur probante qu’un document papier, pour peu qu’on identifie son auteur, et que ce document n’ait pas été modifié par la suite. Le document doit être également dans un format consultable par l’Administration, au format PDF par exemple. Le CFN a valeur probatoire dans le sens où il permet d’avoir la traçabilité, l’authenticité, la protection et la garantie de conservation de vos documents.
Signature numérique
La signature numérique (parfois appelée signature électronique) est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document numérique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier. Elle a la même valeur juridique qu’une signature papier. Une signature numérique peut aussi être apposée pour certifier un document. Une facture, une liasse fiscale, etc.
Échange de documents avec vos salariés, partenaires et fournisseurs
Vous pouvez également créer des espaces dédiés à vos salariés afin d’y déposer leurs bulletins de salaires, mais aussi avec vos fournisseurs afin de leur remettre des documents, évitant ainsi les envois de mails ou courriers postaux.
Ils pourront également y déposer, si vous le mandatez pour le faire, différents documents comme des courriers, contrats, avenants, factures numériques. L’accès au CFN se fait via un navigateur Internet ou application mobile, au sein desquels vous pourrez déposer, stocker et visualiser vos documents. Créez un plan de classement adapté à votre activité, en regroupant vos documents par thématiques, pour y faciliter l’accès. Lors du dépôt de document vous pouvez y joindre des mots-clés afin d’effectuer des recherches sur des thématiques bien précises. Par exemple une prestation impliquant plusieurs dossiers fournisseurs verra ses documents identifiés par les mêmes mots-clés.
Propriété et cessibilité
Le CFN permet de constituer le patrimoine de données d’une entreprise, en cas de cession de celle-ci, le CFN est valorisable car il centralise tous les documents nécessaires à son activité. Si vous avez créé des coffres-forts à vos collaborateurs pour déposer leurs bulletins de salaires de manière numérique, ceux-ci leur appartiennent à vie, même en cas de départ de l’entreprise.
Yann Bodic / Cerfrance Côtes d’Armor ; Morgane Bourcier / Nexcer
